Hier finden Sie die Informationspflicht zu Microsoft-Teams nach Art. 13 DSGVO
Office Komplett Computer Service GmbH
Friedrichstr. 2
D-79664 Wehr
Telefon: +49 77 62 70 88 60
mail@officekomplett.com
Datenschutzverantwortliche
Vanessa Egle
datenschutz@officekomplett.com
Datenschutzbeauftragter
Dr. Tilo Levante
datenschutzbeauftragter@officekomplett.com
Wenn Sie möchten können Sie sich diese Informationspflichten im PDF Format downloaden.
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren
Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die Office
Komplett Computer Service GmbH.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufrufen,
ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung
verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft
Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von
„Microsoft Teams“ herunterzuladen.
Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können,
können Sie „Microsoft Teams“ auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird
dann insoweit auch über die Website von „Microsoft Teams“ erbracht.
Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen,
Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend:
„Online-Meetings“). „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation.
Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten
verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten
Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename („Display name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Bevorzugte Sprache
Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem
„Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen
gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um
die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden
entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres
Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie
können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen
abschalten bzw. stummstellen.
Wir verwenden „Microsoft Teams“, um „Online-Meetings“ durchzuführen.
Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent
mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.
Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von Microsoft Teams
protokolliert. Wir speichern die Chatinhalte für einen Zeitraum von einem Monat.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines
Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.
Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt
nicht zum Einsatz.
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten von Office Komplett verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der
effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält
notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres
Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist.
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten.
Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch
verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden
personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns
wenden.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um
Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen,
dass Sie die Person sind,
für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf
Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im
Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der
datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein
Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann
insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um
vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf.
Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von
gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der
jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten
durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der
Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen.
Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Office Komplett
Computer Service GmbH
79664 Wehr
Tel. +49(0)7762-708860
Service-Stützpunkt
79761 Waldshut-Tiengen
Office Komplett
Informatik GmbH
CH-6260 Reiden
Tel. +41(0)62 748 25 10