E-RECHNUNG

Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein strukturierter Datensatz, der direkt von einem Rechnungssteller an den Empfänger übermittelt wird, ohne dass ein manueller Eingriff nötig ist. Ab 2025 wird sie in Deutschland für alle B2B-Geschäfte verpflichtend, um Transparenz und Effizienz im Rechnungswesen zu steigern und Steuerbetrug zu reduzieren.

Die Verpflichtung gilt für alle Unternehmen in Deutschland, die im B2B-Bereich tätig sind. KMU (kleine und mittlere Unternehmen) sind ebenso betroffen wie Großunternehmen. Dies betrifft Rechnungssteller und Rechnungsempfänger gleichermaßen.

Unternehmer ist jede Person, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt (§ 2 UStG). Dazu zählen beispielsweise Freiberufler sowie Personen, die ausschließlich steuerfreie Umsätze erzielen, wie Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte.

Ein inländisches Unternehmen ist ein Unternehmen, das seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte innerhalb der Bundesrepublik Deutschland hat. Ist kein Sitz vorhanden, gelten der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthaltsort des Unternehmers.

Eine E-Rechnung muss den Standards der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Sie wird in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellt, die strukturierte Daten enthalten und direkt von den Systemen des Empfängers verarbeitet werden können.

Aufbewahrungspflichten für Rechnungen gemäß Umsatzsteuergesetz (§ 14b UStG)

Nach § 14b Absatz 1 UStG sind Unternehmer verpflichtet, ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung für acht Jahre aufzubewahren.

Besonderheiten bei E-Rechnungen:
Bei elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) muss mindestens der strukturierte Teil der Rechnung in unveränderbarer Form und im ursprünglichen Format gespeichert werden.

Zusätzliche Hinweise zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung:
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind zu beachten. Details dazu finden Sie im:

• BMF-Schreiben vom 28. November 2019 (BStBl I S. 1269),
• sowie der Änderung durch das BMF-Schreiben vom 11. März 2024 (BStBl I S. 374).

Diese Regelungen definieren, wie elektronische Aufzeichnungen rechtssicher und prüfbar aufbewahrt werden müssen.

Unternehmen, die keine E-Rechnungen verwenden, riskieren ab 2025 rechtliche Konsequenzen. Außerdem könnten Rechnungen nicht anerkannt werden, was Zahlungsverzögerungen und Bußgelder zur Folge haben kann.

Die verpflichtende Anwendung der E-Rechnung greift nur, wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gelten die Regelungen nicht in folgenden Fällen:

• Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Umsätze).
• Viele steuerfreie Umsätze gemäß § 4 Nummer 8 bis 29 UStG (z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen oder Grundstücksvermietungen).

In diesen Situationen ist das Ausstellen einer Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht in der Regel freiwillig.

Ausnahmen auch bei bestehender umsatzsteuerlicher Rechnungspflicht

Selbst wenn eine Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht, muss diese nicht als E-Rechnung erfolgen in folgenden Fällen:

• Kleinbeträge bis 250 Euro Bruttobetrag (§ 33 UStDV).
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV).
• Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV).
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, wie Vereine oder staatliche Einrichtungen.
• Bestimmte Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit Grundstücken.

In diesen Fällen kann stattdessen eine andere Form der Rechnung ausgestellt werden.

Besondere Regelungen für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen (B2G-Umsätze)

Rechnungen an die öffentliche Verwaltung unterliegen nicht den umsatzsteuerlichen Regelungen zur E-Rechnungspflicht, sofern die Verwaltung nicht als Unternehmen handelt.

Achtung: Bereits seit dem 27. November 2020 besteht eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern aufgrund der E-Rechnungsverordnungen (z. B. ERechV des Bundes). Diese Regelungen gelten zusätzlich zu den umsatzsteuerlichen Anforderungen.

Weitere Informationen zur E-Rechnung für den Bund finden Sie auf der offiziellen Website: www.e-rechnung-bund.de, bereitgestellt vom Bundesministerium des Inneren und für Heimat.

• Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand.
• Kostensenkung: Weniger Papier, Druckkosten und Postversand.
• Effizienz: Schnellere Bearbeitung und Zahlung.
• Compliance: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und weniger Risiko von Fehlern.

Für die Erstellung von E-Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B-Bereich) ist keine Leitweg-ID erforderlich.

Eine Leitweg-ID wird ausschließlich benötigt, wenn eine E-Rechnung an eine Behörde gestellt wird (B2G-Bereich). Sie dient der eindeutigen elektronischen Adressierung und ermöglicht die Weiterleitung der E-Rechnung an den öffentlichen Auftraggeber.

Weitere Informationen zur Leitweg-ID, einschließlich Details zur Beantragung, finden Sie unter:
www.e-rechnung-bund.de/faq/leitweg-id/.

hr Unternehmen benötigt ein kompatibles ERP-System oder eine Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erstellen und empfangen kann.

Gerne beraten wir Sie umfassend über unsere Lösungen, welche kompatibel mit vielen bestehenden Software Anbietern ist.

Nein, reine PDF-Rechnungen gelten ab 2025 nicht mehr als rechtskonforme Rechnungen. Ein PDF kann jedoch mit strukturierten Daten ergänzt werden (z. B. ZUGFeRD-Hybridformat).

• Analyse: Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Software E-Rechnungen unterstützt.
• Schulung: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter in IT und Buchhaltung über die neuen Anforderungen.
• Testlauf: Führen Sie rechtzeitig Pilotprojekte mit Geschäftspartnern durch.
• Partner: Holen Sie sich Unterstützung durch IT-Dienstleister oder Berater.

Ja, ab 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu akzeptieren und zu verarbeiten. Dennoch ist es sinnvoll, frühzeitig mit Partnern die Kompatibilität zu klären und Prozesse zu synchronisieren.

Das hängt individuell von ihrer aktuellen Software ab. Gerne beraten wir Sie ausführlich über die Möglichkeiten, welche wir Ihnen anbieten.