In der öffentlichen Debatte wird der Begriff „Pflicht zur digitalen Personalakte“ häufig unscharf verwendet. Die exakte Rechtslage ist differenzierter – und für Unternehmen wichtig zu verstehen:

Die Pflicht zur digitalen Vorhaltung bestimmter Personalunterlagen ergibt sich aus der Beitragsverfahrensverordnung (BVV), §§ 8 und 9, sowie aus § 28p SGB IV. Ein eigenständiges „Gesetz zur digitalen Personalakte“ existiert in Deutschland nicht – jedoch erzeugt die Pflicht zur digitalen Führung von Entgeltunterlagen einen faktischen Handlungszwang für alle Arbeitgeber.

Ab diesem Stichtag müssen Arbeitgeber folgende Unterlagen elektronisch bereitstellen können, wenn Betriebsprüfer oder Einzugsstellen diese anfordern:

– Nachweise zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit
– Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse
– Bescheinigungen und Erklärungen von Arbeitnehmern mit Sozialversicherungsrelevanz
– Lohn- und Gehaltsunterlagen im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP)

Im Jahr 2026 dürfen Unternehmen in der Privatwirtschaft Personalakten grundsätzlich noch in Papierform oder hybrid führen. Eine Ausnahme bildet der öffentliche Dienst: Für Beamtinnen und Beamte schreibt § 106 Abs. 1 Bundesbeamtengesetz (BBG) das Führen einer Personalakte vor.

Dennoch gilt: Wer effizient, datenschutzkonform und zukunftssicher arbeiten möchte, kommt an der digitalen Personalakte faktisch nicht mehr vorbei. Prüfungen erfolgen heute digital – papierbasierte Prozesse sind praktisch nicht mehr prüfungssicher abbildbar.

Neben der digitalen Personalakte besteht seit dem Grundsatzbeschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom September 2022 eine unmittelbare Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung – ebenfalls ohne Übergangsfrist. Das BAG-Urteil orientiert sich am EuGH-Beschluss und verpflichtet alle Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren.

Relevante Rechtsgrundlagen im Überblick:

– Arbeitszeitgesetz (ArbZG) § 16: Pflicht zur Dokumentation von Arbeitszeiten über 8 Stunden/Tag
– Mindestlohngesetz (MiLoG): Aufzeichnungspflicht für bestimmte Arbeitnehmergruppen
– DSGVO Art. 6: Datenschutzkonforme Verarbeitung und Speicherung von Mitarbeiterdaten
– GoBD: Revisionssichere, unveränderbare Archivierung aller steuerrelevanten Unterlagen

Die Verbindung von digitaler Personalakte und digitaler Zeiterfassung ist mehr als ein technischer Vorteil – sie ist die Grundlage für prüfungssichere HR-Prozesse. Arbeitszeitaufzeichnungen besitzen steuerliche Relevanz und unterliegen den Anforderungen der GoBD. Eine digitale Lösung, die beide Bereiche integriert, stellt sicher, dass Zeitnachweise und abrechnungsrelevante Dokumente revisionssicher abgelegt und jederzeit abrufbar sind.

Als lokaler IT-Partner bietet Office Komplett mit venabo.ZEIT eine Softwarelösung, die Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und digitale Personalakte in einem System vereint. venabo.ZEIT ist in deutschen, ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren gehostet und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen – vom BAG-Urteil über das ArbZG bis zur DSGVO.

– Revisionssichere Erfassung von Arbeitszeiten per App, Browser oder Terminal
– Digitale Urlaubsanträge und Abwesenheitsverwaltung mit automatischem Genehmigungsworkflow
– Schichtplanung für Früh-, Spät- und Nachtschichten per Drag & Drop
– Direkte Schnittstellen zu DATEV, SAP, Microsoft Dynamics und weiteren ERP-Systemen
– DSGVO-konformer AV-Vertrag inklusive – keine Zusatzkosten
– Schnelle Einführung ohne komplexes IT-Projekt, Datenmigration durch das Onboarding-Team

Der 31. Dezember 2026 ist der letzte Tag, an dem Unternehmen noch von Übergangslösungen profitieren können. Wer ab dem 1. Januar 2027 nicht digital aufgestellt ist, riskiert Beanstandungen durch den Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung (DRV) und Verstöße gegen sozialversicherungsrechtliche Vorschriften.

Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um Ihre Personalakten und Zeiterfassungsprozesse strukturiert zu digitalisieren. Office Komplett begleitet Sie dabei als IT-Partner von der Analyse bis zum Go-live.